Een goed begin van het jaar betekent niet alleen vooruitkijken, maar ook leren uit wat voorbij is. Uit onze welzijnsbevragingen in 2024 kwamen vijf sleutelfactoren voor het welbevinden van je medewerkers naar voor. Factoren met een rechtstreekse impact op werkgeluk en productiviteit.
Zie je deze knelpunten ook in jouw bedrijf? Dan is het tijd voor actie want ook in 2025 staat welzijn hoog op de HR-agenda! Ik geef je de 5 sleutelfactoren en tips voor actie.
1. Organisatiestructuur: efficiëntie start met duidelijkheid
Uitdaging:
Veel bedrijven worstelen met onduidelijke verantwoordelijkheden, gebrekkige afstemming en inefficiënte processen. Dit leidt tot tijdverlies, frustratie en fouten.
Actie:
✅ Structuur herbekijken: Breng in kaart wie waarmee (niet) bezig is, de onderlinge afhankelijkheden hierin en de ervaren bottlenecks. Stel een logische verdeling van verantwoordelijkheden op met duidelijke rapporteringslijnen.
✅ Functies scherpstellen: Definieer niet alleen taken, maar vooral verantwoordelijkheden. Geef medewerkers eigenaarschap.
✅ Processen optimaliseren: Analyseer waar tijd en energie verloren gaan en stem workflows beter af. Maak afspraken over wie wat doet en hoe afstemming verloopt.
Praktijkvoorbeeld:
Een groeiende KMO kampte met een overbelaste zaakvoerder die vastzat in operationele taken en daardoor niet toekwam aan zijn managementverantwoordelijkheden. We analyseerden zijn workload, onderzochten welke verantwoordelijkheden gedelegeerd konden worden en wierven een meewerkend ploegbaas aan. Hierdoor verbeterde de dagelijkse werking én kwam er strategische focus vrij. Het resultaat? Efficiëntere processen, snellere besluitvorming en meer rust voor het hele team met ruimte voor groei.
👉 Wil je aan de slag met een toekomstbestendige organisatiestructuur? Start met een grondige analyse en zet gericht stappen naar een efficiëntere en productievere werkomgeving.
2. Efficiënte Samenwerking: Van spontaan naar structureel
Uitdaging:
Veel medewerkers nemen zelf initiatief om samen te werken, maar als er geen structuur is, ontstaan vertragingen, misverstanden en fouten. Dit wordt vooral zichtbaar bij groei: meer medewerkers, verdeelde verantwoordelijkheden en afdelingen die op elkaar moeten rekenen.
Actie:
✅ Proces inzichtelijk maken: Breng in kaart wie bij welk proces betrokken is en hoe onderlinge afhankelijkheden lopen. Transparantie voorkomt knelpunten.
✅ Overleg structureren: Stel vaste afstemmingsmomenten in en bepaal wie wanneer betrokken moet zijn. Regelmaat en duidelijke agenda’s zorgen voor efficiënte meetings.
✅ Interne communicatie verbeteren: Zorg voor zichtbaarheid van afwezigheden en beschikbaarheden. Een goed systeem voorkomt frustraties en onnodige vertragingen.
✅ Digitale tools inzetten: Gebruik systemen (ERP, CRM, …) om samenwerking en statusupdates inzichtelijk te maken. Dit versnelt besluitvorming, stimuleert onderlinge afstemming en vermindert dubbel werk.
✅ Collega’s verbinden: Organiseer (virtuele) kennismomenten, zeker bij hybride of verspreid werk. Een sterke connectie versterkt samenwerking.
Praktijkvoorbeeld:
Een organisatie kampte met vertragingen door gebrekkige samenwerking tussen afdelingen. Door de workflow te analyseren, overlegstructuren te definiëren, afdelingen anders te structureren en managementbrede betrokkenheid te creëren, verbeterde de doorstroming van werk en nam de efficiëntie merkbaar toe.
👉 Wil je snellere en effectievere samenwerking? Creëer structuur, zorg voor transparantie en stimuleer connectie tussen collega’s.
3. Verbetering van arbeidsomstandigheden
Uitdaging:
Het lijkt vanzelfsprekend om in te zetten op goede arbeidsomstandigheden, maar vaak zijn er onopgemerkte problemen die het welzijn van medewerkers beïnvloeden. Kleine ongemakken kunnen grote gevolgen hebben voor de gezondheid op lange termijn.
Actie:
✅ Vraag feedback: Vraag medewerkers actief hoe zij de arbeidsomstandigheden ervaren. Dit geeft je concrete inzichten in knelpunten.
✅ Prioriteiten stellen: Analyseer terugkerende issues en bepaal welke eerst aangepakt moeten worden. Betrek je preventieadviseur voor een globaal plan van aanpak.
✅ Wees transparant: Als niet alles haalbaar is, wees eerlijk over wat wel of niet mogelijk is en wanneer medewerkers verandering kunnen verwachten.
✅ Individuele aanpassingen: Soms is er een simpele, persoonlijke maatregel nodig, zoals een aangepast computerscherm of ergonomische hulpmiddelen. Dit kan het verschil maken.
✅ Quick wins: Verbeter arbeidsomstandigheden direct waar mogelijk. Kleine aanpassingen zoals verlichting kunnen al grote impact hebben.
Praktijkvoorbeeld:
Bij een klant werd na het voeren van de welzijnsgesprekken meteen de verlichting in de werkplaats en bij individuele werkstations aangepast. Dit was een snelle, eenvoudige ingreep waar de werkgever zich eerder niet bewust van was en die zowel de efficiëntie als de werkbeleving enorm verbeterde. Een quick-win voor alle partijen!
👉 Bevraag je medewerkers om inzicht te krijgen in hoe zij de werkomstandigheden ervaren.
4. Verbeteren van de omgang tussen collega’s
Uitdaging:
De manier waarop collega’s onderling omgaan is cruciaal voor het welbevinden. Goede relaties kunnen motiveren en retentie stimuleren, slechte relaties leiden tot stress en personeelsverloop.
Acties:
✅ Selectie op cultuurfit: Stel vragen in sollicitaties om de omgangsvormen van kandidaten te peilen. Vraag naar eerdere teamervaringen, conflictsituaties en wat hen energie geeft.
✅ Voortdurend monitoren: Check regelmatig hoe medewerkers zich voelen in hun team. Handel snel als er spanning of onvrede is.
✅ Bevestig gewenst gedrag: Bekrachtig het gewenste gedrag, zowel individueel als in groepen. Dit zorgt voor herhaling en versterkt de cultuur.
✅ Aanspreken bij ongewenst gedrag: Wanneer collega’s gedrag tonen dat niet bij de cultuur past, spreek ze aan. Bied begeleiding om gedrag bij te sturen.
Praktijkvoorbeeld:
Bij een start-up werd van begin af aan gefocust op teamcohesie, vooral ook richting groei. De nadruk lag op gedeelde waarden en cultuur, wat leidde tot een sterke teamdynamiek. Dit bleek uit de recente welzijnsbevraging waar de teamfit met stip op 1 staat, en uit het lage verloop. Nieuwe medewerkers voelen zich meteen goed in de groep.
👉 Wil je een team dat voor elkaar door het vuur gaat? Zet in op gedeelde waarden en vertaal dit in gewenst gedrag.
5. Leidinggeven en conflictoplossing
Uitdagingen:
Leidinggeven vereist communicatie, creëren van betrokkenheid en het aanpakken van zaken. Vaak wordt de communicatie niet afgestemd op de behoeften van medewerkers, en conflicten worden niet tijdig aangepakt.
Acties:
✅ Vraag actief om feedback: Sta open voor eerlijke feedback van medewerkers. Zorg ervoor dat je begrijpt hoe zij prettig samenwerken en pas je stijl aan.
✅ Stel een communicatiematrix op: Identificeer de communicatiebehoeften in je organisatie en zorg voor heldere verwachtingen. Zorg ervoor dat alle medewerkers op de juiste manier worden geïnformeerd.
✅ Conflicten snel aanpakken: Ga niet ervan uit dat conflicten vanzelf oplossen. Ga in verbinding om de onderliggende problemen te begrijpen en samen naar een oplossing te zoeken.
✅ Gebruik externe hulp indien nodig: Als conflicten niet intern opgelost kunnen worden, schakel een vertrouwenspersoon in om het proces te ondersteunen.
Praktijkvoorbeeld:
In een organisatie leidde het niet aanpakken van conflicten tot demotivatie, met name voor een gepromoveerde teamleider. Door gesprekken te voeren en het conflict aan te pakken, kon de situatie worden opgelost, wat zorgde voor rust en motivatie bij het team.
👉 Dingen bespreekbaar maken? Gebruik de principes van verbindende communicatie.
💡 Wil je graag weten welke factoren er bij jou een positief of negatief effect hebben op het welbevinden van je medewerkers en een advies op maat?
👉 Start vandaag dan nog met de welzijnsscan en ontdek direct welke acties jouw medewerkerswelzijn kunnen verbeteren!
Deze analyse komt in aanmerking voor subsidie door de KMO-portefeuille.
